Каждый из нас не один раз попадал в ситуацию, когда важные дела, запланированные на определённый день, не были сделаны просто потому, что на них не хватило времени. Мы долго собираемся утром, затем теряем массу времени в дороге, встречаем на улице знакомых, заходим в магазин, и вот: долгожданный визит к стоматологу придётся откладывать снова. И ведь ничего незапланированного не случилось: просто мы не распланировали своё время, и поэтому не успели.
Если вы цените свою работу и карьерный рост, то вам придётся учиться управлять своим временем профессионально: отговорки типа «я не успел» плохо воспримутся директором, не получившим своевременный отчёт.
Так что же такое тайм-менеджмент?
По большому счёту, тайм-менеджмент — это искусство управления временем. Деловой человек не просто работает много: он работает результативно, выполняя в сравнительно небольшой отрезок времени множество задач. И тайм-менеджмент — это искусство управлять своими делами так, чтобы успеть больше.
Золотые советы тайм-менеджмента.
Для тех, кто ценит своё время, важно не терять ни минуты. Стоите в пробке? Позвоните врачу и договоритесь о встрече, для этого не нужно быть в заданном месте. Пересаживаетесь на транспорт возле магазина? Зайдите и купите то, ради чего вечером нужно было целенаправленно выходить из дома. А что же делать, если задач много, и все они — «на вчера»?
- Выбирайте приоритеты. Не может быть двух одинаково важных для вас задач. Сначала выполняете одну, затем — вторую. Если задач — огромное множество, выбираёте сначала те, из-за нерешения которых будет больше проблем, затем те, которые выполняются не слишком сложно, и под конец — все остальные. Если же обе задачи важны, значит, часть ваших полномочий необходимо передать другом человеку.
- Планируйте заранее. Да, планы далеко не всегда сбываются, и часто зависят от посторонних людей. Постарайтесь предусмотреть возможные «слабые точки», отведя на них лишнее время (это правило особенно важно взять на заметку в работе: не понадобится — перевыполните план). Планируйте 3-4 часа важной работы, а остальной день заполнится по ходу.
- Цените своё время. Если нарушение плана происходит регулярно не по вашей вине, то либо учитесь говорить «нет» (что сэкономит неожиданно много времени), либо не стесняйтесь пользоваться бартером («Ты не сделал свою задачу, которую пришлось выполнять мне. Завтра вот эта моя задача становится твоей»).
- Установите собственный режим работы. У каждого это понятие индивидуально: кто-то продуктивно работает утром, кто-то — вечером. Вы всё равно не сможете продуктивно работать утром, если вы «сова», так потратьте это время на решение бытовых вопросов, приготовление пищи и т.п. Важные дела лучше делать в период более высокой концентрации внимания.
- Человек особенно продуктивно работает в условиях ограниченного времени. Метод «дедлайна» — великая сила: многие дела, рассчитанные на неделю, делаются в вечер перед сдачей. Конечно, в таких жёстких условиях можно и не успеть решить важную задачу. Тут на помощь приходит промежуточный «дедлайн». Например, на работу выделена неделя. Значит, половина работы должна быть готова к вечеру среды. Именно так заставляют себя работать большинство фрилансеров, которые не ограничены рабочим временем, но ограничены сроком сдачи проекта.
- Принцип «съесть лягушку». Это означает, что если с утра вы съели лягушку, то ничего более плохого в этот день произойти уже не должно. Как этот принцип применять на практике? Делайте самые сложные и требующие особых усилий дела в начале. Остальное — в порядке очерёдности, пойдёт гораздо легче.
- Дробите. Как сделать огромную задачу? Разделите её на много маленьких и приступайте!
- Делегируйте полномочия. В условиях ограниченного времени всё, что может быть выполнено другими людьми, должно быть им передано. Важно разделять и ответственность также: не вариант, если работа не сделана не вами, а виновны окажетесь вы.
- Проследите за своей эффективностью. Проанализируйте свой день: на какие действия вы теряете больше всего времени? Долго собираетесь по утрам, сложно собираете ребенка в детский садик, отвлекаетесь на соцсети или почту, телефонные звонки подругам и транспорт? Постарайтесь минимизировать потери времени на данном участке: заранее выключите все вкладки с соцсетями, решите вопрос с автомобилем, собирайте вещи ребенка с вечера и т.п.
- Концентрируйтесь на одной задаче. Юлий Цезарь, конечно, кумир, но кто сказал, что он все дела делал хорошо? Расставив приоритеты, выполняйте наиболее важную задачу, не отвлекаясь на остальные, даже если они срочны. Всё равно не разорвётесь, а основная задача будет выполнена медленнее и, возможно, менее качественно.
- Начали — продолжайте, или принцип «раньше сядешь — раньше выйдешь». Если постоянно откладывать дело, оно потребует в 5 раз больше времени. Примерно как с удалением зуба: если пойти к врачу утром, что вечером всё уже будет вспоминаться как страшный сон. Приготовьте заранее в пределах досягаемости чай, печеньки и всё, на что вы чаще всего отвлекаетесь и поставьте себе срок за час сделать задачу до какого-то маркера. Потом разрешите себе перерыв и поставьте очередной маркер.